WPS电子印章是一种集成在WPS Office软件中的数字化签章工具，它将传统物理印章的视觉效果与可靠的数字签名技术相结合。 用户可以使用它在WPS文字、表格及PDF等电子文档上进行盖章，以验证文档的真实性、完整性和签署人的身份。这不仅确保了文件在传输过程中不被篡改，也为无纸化办公流程提供了法律效力和安全保障。
目录
- 究竟什么是WPS电子印章？
- 为何应选择WPS电子印章？核心优势解析
- 如何制作一枚WPS电子印章？（分步教程）
- 如何在文档中应用WPS电子印章？
- WPS电子印章与数字签名的关键区别是什么？
- WPS电子印章是否具备法律效力？
- 如何验证WPS电子印章的真伪？
- WPS电子印章的常见应用场景
- 管理您的电子印章：安全最佳实践
- 关于WPS电子印章的常见问题解答
- 借助WPS Office套件，全面提升办公效能
究竟什么是WPS电子印章？
许多人可能误认为电子印章仅仅是一张透明背景的印章图片。然而，一个真正的 WPS电子印章 远不止于此。它是一个复杂的技术结合体，核心在于数字签名技术。当您在文档上加盖WPS电子印章时，系统会执行一系列加密操作：首先，它会利用哈希算法为当前文档生成一个独一无二的“数字指纹”；接着，使用与印章绑定的私钥对这个“指纹”进行加密，形成数字签名；最后，将这个签名、签署人信息以及印章的视觉图像一同嵌入文档中。
这种技术结构确保了三个关键特性：身份认证性（确认签署人是谁）、内容完整性（确保文档自签章后未被任何形式的修改）以及操作的不可否认性（签署人无法否认其签章行为）。因此，它与简单地插入一张印章图片有着本质的区别，后者不具备任何安全性和法律有效性。
为何应选择WPS电子印章？核心优势解析
在数字化转型的大潮中，采用WPS电子印章已成为企业提升效率和安全性的必然选择。其优势体现在多个层面，为现代办公带来了革命性的改变。
- 极致的效率提升：告别打印、快递、扫描等繁琐的物理流程。一份合同或文件，从起草到多方签署，可在数分钟内完成，极大地缩短了业务周期，加速了决策流程。
- 显著的成本节约：企业不再需要承担纸张、打印、墨盒、快递以及仓储等高昂的物理成本。长期来看，这是一笔可观的开支节省，尤其对于文件流转频繁的企业更是如此。
- 高级别的安全性：基于非对称加密技术，WPS电子印章的安全性远超传统物理印章。物理印章易被伪造、盗用，而电子印章的数字证书机制则能有效防范这些风险，确保每一份文件的安全。
- 便捷的文档管理：所有已签章的电子文档都可以被轻松地归档、搜索和检索。管理者可以随时追踪文件的签署状态，建立清晰、高效的数字化档案系统。
- 无缝的软件集成：作为WPS Office生态系统的一部分，电子印章功能被完美地集成在WPS文字、PDF等常用工具中。用户无需切换软件，即可在熟悉的界面内完成所有签章操作，学习成本极低。
如何制作一枚WPS电子印章？（分步教程）
在WPS Office中创建您的专属电子印章是一个直接且简单的过程。您可以根据需要在不同的组件中进行创建，主要分为制作印章图像和将其与数字身份关联两个步骤。
在WPS文字(Word)中创建印章外观
如果您需要从零开始设计一枚印章的视觉样式，WPS文字是理想的工具。
- 打开WPS文字，点击顶部菜单栏的“插入”选项卡。
- 在工具栏中找到并点击“形状”，选择圆形或椭圆形。按住Shift键拖动鼠标，可以绘制一个正圆形。
- 选中圆形，在右侧的“属性”或“格式”面板中，将“填充”设置为“无填充颜色”，并将“线条”或“轮廓”设置为红色，适当调整线条粗细。
- 再次点击“插入” -> “艺术字”，选择一种合适的样式，输入公司名称或印章文字。将文字拖入圆形内，并通过环绕和弯曲功能（如“细上弯弧”）使其沿圆形边缘排列。
- 您还可以在中心添加五角星或其他符号。完成后，使用截图工具或将所有元素组合后另存为图片（推荐使用PNG格式以保留透明背景）。
在WPS中导入并设置为电子印章
拥有印章图片后，下一步是将其转化为一个具备法律效力的电子印章。
- 打开WPS程序，进入“签名和印章”功能区（通常位于“插入”或“安全”选项卡下）。
- 选择“印章管理”或“新建印章”。
- 在弹出的窗口中，选择“导入图片”或“本地图片”，然后选中您刚刚制作好的印章PNG文件。
- 系统会引导您关联一个数字证书或创建一个新的数字身份。此步骤至关重要，它将您的身份信息与印章绑定。您需要设置一个安全密码来保护您的印章私钥。
- 完成设置后，您的电子印章便创建成功，并出现在您的印章库中，随时可以使用。
如何在文档中应用WPS电子印章？
为文档加盖已创建好的WPS电子印章同样非常便捷。无论是在WPS文字还是PDF文档中，操作流程都大同小异，旨在提供一致的用户体验。
首先，打开您需要签章的最终版文件。请务必确认这是最终稿，因为签章后对文档的任何修改都可能导致印章失效。然后，将光标定位到您希望放置印章的位置。接下来，导航至顶部菜单栏的“插入”或“安全”选项卡，找到“签名/印章”功能按钮。点击后，系统会显示您的印章库，选择您需要使用的那枚电子印章。最后，输入您的印章保护密码以完成身份验证。点击确认后，您的电子印章就会清晰地显示在文档指定位置，并且文档的数字签名信息也已成功嵌入。
WPS电子印章与数字签名的关键区别是什么？
尽管WPS电子印章和数字签名在技术上紧密相关，但它们在表现形式和应用习惯上存在显著差异。理解这些差异有助于在不同场景下做出正确的选择。电子印章更符合亚洲，尤其是中国用户的使用习惯，它提供了一个直观的、可视化的信任凭证。而数字签名则更侧重于不可见的、纯技术层面的身份验证。
| 特性 | WPS电子印章 | 数字签名 |
|---|---|---|
| 视觉表现 | 具有传统印章的红色、圆形等可视化外观。 | 通常表现为一行文字（签名）、一个标记或完全不可见。 |
| 核心技术 | 基于数字签名技术，但增加了可视化图样。 | 纯粹的非对称加密和哈希算法技术。 |
| 主要用途 | 多用于企业、机构的官方文件认证，如合同、公告、证明。 | 多用于个人身份确认，如电子邮件签名、软件代码签名。 |
| 法律基础 | 在符合《电子签名法》要求的前提下，等同于实体公章。 | 在符合《电子签名法》要求的前提下，等同于个人手写签名。 |
WPS电子印章是否具备法律效力？
这是一个核心问题，答案是：是的，但有前提条件。根据《中华人民共和国电子签名法》的规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。一个WPS电子印章是否“可靠”，取决于它是否满足法律定义的几个关键条件：
- 专有性：电子签名制作数据仅为电子签名人专有。这意味着您的印章私钥必须由您自己控制。
- 控制性：签署时，电子签名制作数据仅由电子签名人控制。即盖章操作必须是您本人或授权人进行的。
– 可查性：签名后对电子签名的任何改动能够被发现。
– 可查性：签名后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。
通过正规渠道创建、并与权威CA机构颁发的数字证书绑定的WPS电子印章，完全符合上述要求。这类印章生成的签名信息可以被司法机构采纳为有效证据。然而，用户自行制作的、未绑定任何数字证书的“图片章”，则不具备法律效力。
如何验证WPS电子印章的真伪？
验证WPS电子印章的有效性是确保文件安全的关键一步。任何人收到一份带有WPS电子印章的文件后，都可以通过简单的操作进行查验。
当您在WPS或Adobe Acrobat Reader中打开一份已签章的文档时，通常会在顶部看到一个蓝色的“签名”栏，提示“已签名，且所有签名均有效”。这是一个初步的正面信号。您可以点击该栏或直接点击印章本身，来查看“签名属性”。在属性窗口中，您应该重点关注以下信息：
- 签名者身份：核对签章人或机构的名称是否正确。
- 证书颁发机构：查看数字证书是否由受信任的第三方CA机构（证书颁发机构）颁发。
- 时间戳：确认签章的具体时间，这有助于确定合同或文件的生效时刻。
- 文档完整性：系统会明确告知“自应用此签名以来，未对文档进行任何修改”。如果文件在签章后被篡改，这里会显示一个警告，表明签名已失效。
通过检查这些信息，您可以轻松地判断印章是否真实有效，以及文件内容是否保持了原始状态。
WPS电子印章的常见应用场景
WPS电子印章的应用范围极其广泛，几乎覆盖了所有需要传统盖章的业务流程，实现了全方位的数字化升级。
- 合同协议签署：无论是劳动合同、采购合同还是租赁协议，相关各方都可以通过WPS电子印章进行远程签署，安全高效。
- 人事行政文件：公司内部的在职证明、收入证明、人事任命通知等文件，均可使用电子印章，方便员工快速获取有效证明。
- 财务审批单据：报销单、付款申请、财务报表等，通过电子化的审批和签章流程，可以显著提高财务部门的工作效率和准确性。
- 招投标项目文件：在招投标过程中，大量的投标文件和确认函件需要盖章，使用电子印章可以保证文件传输的安全和时效性。
- 电子公文流转：政府机关和事业单位内部的红头文件、通知公告等，采用电子印章进行签发，可以实现公文的快速、安全流转。
管理您的电子印章：安全最佳实践
拥有并使用WPS电子印章，意味着您掌握着一把重要的数字钥匙。为了确保其安全，遵循一些最佳实践至关重要，这不仅是对公司资产的保护，也是对法律责任的承担。
- 设置强密码：为您的电子印章设置一个复杂且独特的密码，并定期更换。切勿使用生日、电话号码等容易被猜到的信息。
- 保护私钥安全：您的数字证书和私钥是电子印章的核心。不要在公共或不安全的计算机上使用您的电子印章，也不要与任何人分享您的密码或证书文件。
- 明确授权范围：在企业环境中，应建立严格的印章使用授权和审批流程。明确哪些人、在何种情况下有权使用特定的电子印章。
- 定期审计记录：WPS的电子印章系统通常会记录每一次的使用日志，包括使用者、时间和操作文件。企业管理者应定期审计这些记录，以防范未经授权的使用。
- 及时吊销证书：一旦发生员工离职或私钥疑似泄露等情况，应立即联系CA机构吊销相关的数字证书，使其关联的电子印章失效。
关于WPS电子印章的常见问题解答
问：手机上的WPS Office可以使用电子印章吗？
答：是的，WPS Office移动版同样支持电子签章功能。您可以在手机或平板设备上随时随地审阅和签署文件，实现了真正的移动办公。
问：如果文件被盖章后，我又修改了内容，会发生什么？
答：一旦您修改了已签章的文档内容，哪怕只是一个标点符号，该文档上的所有电子印章（数字签名）都会立刻失效。文件接收者在验证时会看到明确的警告提示，告知文档已被篡改。
问：一个WPS电子印章可以在多台电脑上使用吗？
答：这取决于您的数字证书存储方式。如果证书存储在可移动的USB Key（U盾）中，您可以在任何安装了相应驱动的电脑上使用。如果证书存储在本地电脑，则只能在该台设备上使用。为了安全，推荐使用独立的硬件介质存储。
问：制作WPS电子印章需要付费吗？
答：WPS Office软件本身提供了制作印章外观和基础签名的功能。但要使其具备法律效力，通常需要向第三方CA机构申请权威的数字证书，这个过程可能会产生费用。
借助WPS Office套件，全面提升办公效能
WPS电子印章并非一个孤立的功能，它是强大的WPS Office办公生态中的重要一环。对于追求高效与协作的现代团队而言，无论是使用Mac还是Windows系统，WPS Office都提供了一套完整、兼容且智能的解决方案。
从强大的WPS文字处理器、功能全面的WPS表格，到视觉效果出众的WPS演示，再到集成了编辑、转换和签章功能的WPS PDF，WPS Office套件覆盖了日常办公的所有需求。其卓越的云同步和协作功能，让团队成员可以跨设备、跨平台无缝衔接工作。将WPS电子印章融入到这一流畅的工作流中，意味着您的团队不仅能高效地创建和编辑文档，更能以安全、合规的方式完成最终的审批与签署环节，真正实现从开始到结束的全流程数字化办公。
