你是否也曾精心排版一份WPS文档，使用了非常漂亮的特殊字体，满心欢喜地发给同事或客户，对方打开后却发现排版混乱，字体变成了平平无奇的宋体或等线？这正是因为对方电脑上没有安装你所使用的字体。别担心，“嵌入字体”功能就是解决这个问题的完美钥匙。wps官网将带你从零到一，彻底掌握WPS的字体嵌入技巧，并提供备用方案，确保你的文档在任何设备上都能保持设计的初衷。

WPS字体嵌入终极指南：让你的文档在任何电脑上都完美显示

一、为什么要嵌入字体？告别“字体丢失”的尴尬

在数字世界里，字体文件（如.ttf,操作非常简单，只需几步即可完成。这里以WPS Office Windows版为例，Mac版操作逻辑类似。

  1. 第一步：打开“选项”菜单

    首先，用WPS文字（Writer）打开你需要嵌入字体的文档。然后点击界面左上角的“文件”按钮。

  2. 第二步：进入设置中心

    在弹出的菜单左下角，找到并点击“选项”。

    WPS文件菜单中的选项按钮

  3. 第三步：定位到保存设置

    在弹出的“选项”对话框中，选择左侧列表里的“常规与保存”（部分旧版本可能直接显示为“保存”）。

  4. 第四步：勾选嵌入字体

    在右侧的设置区域，向下滚动，找到“共享此文档时保持保真度”或类似的标题。在此下方，你会看到关键的选项：“将字体嵌入文件”（或“在文件中嵌入TrueType字体”）。请勾选它。

    WPS保存选项中的嵌入字体复选框

  5. 第五步：确认并保存

    勾选后，点击对话框右下角的“确定”按钮。最后，务必重新保存你的文档（快捷键 Ctrl + S 或点击保存按钮），这样字体才会真正被打包进去。

三、选项解析：“仅嵌入文档中使用的字符”与“嵌入所有字符”的区别

细心的你可能发现在勾选“嵌入字体”后，下方还有两个子选项。理解它们的区别至关重要，可以帮助你平衡文件大小和编辑需求。

  • 选项一：仅嵌入文档中使用的字符（推荐）
    • 含义：只把文档里已经出现过的文字（如“你”、“好”、“WPS”）对应的字体形状打包进去。
    • 优点：极大减小文件体积，因为没有嵌入整个庞大的字库。对于一份几页的报告，可能只会增加几百KB。
    • 缺点：如果对方想用这款特殊字体编辑文档、添加新的文字，而新文字（如“嵌入”）之前没出现过，那么新输入的文字将无法使用该字体，依然会被替换。
    • 适用场景：文档主要是为了阅读和展示，几乎不需要对方进行大量编辑。这是最常用和推荐的选项。
  • 选项二：嵌入所有字符（不勾选上一项）
    • 含义：将这款字体包含的所有字符（成千上万个汉字、字母、符号）全部打包进文档。
    • 优点：对方可以随意使用这款字体编辑文档，输入任何新内容，都能完美显示。
    • 缺点：文件体积会急剧增大，一个中文字体库通常有几MB到几十MB，嵌入后你的WPS文档可能会变得非常大，不利于网络传输。
    • 适用场景：需要与他人协同编辑，且对方必须使用这款特殊字体进行内容创作。

简单总结：只看不改，选“仅嵌入使用字符”；要看要改，不勾选，直接嵌入完整字体库。

四、常见问题与注意事项（FAQ）

Q1: 为什么我勾选了嵌入字体，对方打开还是不对？
A: 最常见的原因是字体授权限制。有些商业字体在设计时就设置了“禁止嵌入”或“只读嵌入”的许可。WPS会遵守这个规则，无法强制嵌入。你可以尝试更换为开源或允许嵌入的字体。
Q2: 嵌入字体后，文件变得特别大，怎么办？
A: 确认你是否选择了“仅嵌入文档中使用的字符”，这是减小体积最有效的方法。如果文件依然很大，说明你使用的特殊字体本身就很多，或者文档页数非常多。可以考虑下面的备用方案。
Q3: Mac版的WPS怎么操作？
A: 操作路径基本一致。点击左上角“WPS文字” -> “偏好设置” -> “保存”，在这里可以找到嵌入字体的选项。
Q4: 所有类型的字体都能嵌入吗？
A: WPS主要支持嵌入TrueType字体（.ttf）。大部分OTF字体也能兼容，但TTF的成功率最高。一些非常规或损坏的字体文件可能无法成功嵌入。

五、当嵌入字体失效：两种高效的备用解决方案

如果因为字体授权或其他原因无法嵌入，或者你不希望文件体积过大，可以采用以下两种方法。

方案一：输出为PDF（完美保真，不可编辑）

这是最简单、最可靠的“所见即所得”方法。PDF会将所有文字和排版固化下来，像一张图片一样，确保在任何设备上打开都一模一样。

  • 操作：在WPS中，点击“文件” -> “输出为PDF” -> 选择保存位置即可。
  • 优点：100%保真，文件相对较小，通用性极强。
  • 缺点：对方无法直接编辑文档内容。

方案二：打包字体文件（灵活编辑，稍显麻烦）

你可以将WPS文档和你使用的特殊字体文件（.ttf文件）一起打包成一个压缩文件（如.zip）发送给对方。

  • 操作：
    1. 找到你使用的字体文件（通常在电脑的 C:\Windows\Fonts 目录下）。
    2. 将字体文件和你的WPS文档放在同一个文件夹里。
    3. 将整个文件夹压缩后发送。
  • 优点：对方安装字体后，可以完美地查看和编辑文档。
  • 缺点：需要对方多一步操作（安装字体），并且同样要注意字体的使用授权问题。

六、总结：成为WPS文档分享达人

掌握WPS的字体嵌入功能，是提升你文档专业度和沟通效率的关键一步。现在，我们来回顾一下最佳实践：

  1. 首选方案：通过“文件”->“选项”->“保存”->“嵌入字体”，并勾选“仅嵌入文档中使用的字符”。这能解决90%的字体显示问题。
  2. 协同编辑：如果需要对方用特殊字体编辑，则取消勾选“仅嵌入…”，嵌入完整字体库，但要接受文件变大的结果。
  3. 终极保真：如果只是为了展示和打印，直接“输出为PDF”，一劳永逸。
  4. 灵活备用：当嵌入功能受限时，将文档和字体文件一起打包发送，也是一个不错的选择。

从现在开始，告别因字体问题带来的沟通障碍，让你的每一份WPS文档，都能以最完美的面貌呈现！

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