在使用WPS（无论是文字、表格还是PPT）处理文档时，我们经常需要引用或展示PDF文件的内容。然而，很多人不清楚如何将PDF无缝地嵌入到WPS文档中。直接复制粘贴往往会导致格式错乱或失败。这篇文章将为你提供四种最实用、最清晰的方法，并详细解析各自的适用场景，帮助你根据不同需求，选择最高效的解决方案。

WPS怎么插入PDF？2024最新超详细图文教程（4种方法）

wps官网内容目录

快速上手：最常用方法一览

如果你赶时间，只想知道最直接的方法，请按以下步骤操作。这是最常用的“对象插入法”，它会将PDF文件作为一个完整的附件嵌入文档中。

  1. 将光标定位到WPS文档中需要插入PDF的位置。
  2. 点击顶部菜单栏的 “插入” 选项卡。
  3. 在工具栏中找到并点击 “对象” 按钮。
  4. 在弹出的对话框中，选择 “由文件创建”。
  5. 点击 “浏览”，找到你的PDF文件，然后点击“确定”。
  6. （可选）勾选“显示为图标”，PDF将以图标形式插入，否则会尝试显示PDF第一页的预览。

这种方法适用于将PDF作为附件引用。如果需要直接展示或编辑内容，请继续阅读下面的详细方法。

方法一：作为附件对象插入 (保留完整PDF文件)

这是最官方、最推荐的方法，它能确保PDF文件的完整性和独立性，非常适合在合同、报告、论文等文档中作为附件引用。

适用场景

  • 需要将完整的PDF文件作为附件，供他人下载和查看。
  • 不希望PDF内容直接铺满文档页面，保持文档排版整洁。
  • 作为证据、参考资料或附录材料。

操作步骤

  1. 定位光标： 在WPS文字（或表格/PPT）中，将光标移动到你希望插入PDF的位置。
  2. 选择“插入”： 点击顶部菜单栏的 “插入”。
  3. 点击“对象”： 在“插入”工具栏的右侧区域，找到并点击 “对象” 图标。
  4. 从文件创建： 在弹出的“插入对象”窗口中，切换到 “由文件创建” 标签页。
  5. 浏览文件： 点击 “浏览…” 按钮，在你的电脑中找到目标PDF文件，选中后点击“打开”。
  6. 完成插入： 路径会自动填入。此时，你可以选择是否勾选 “显示为图标”。
    • 勾选： 文档中会显示一个PDF图标和文件名，非常整洁。双击图标即可用默认PDF阅读器打开。
    • 不勾选： WPS会尝试将PDF的第一页以预览图的形式嵌入。双击该预览图同样可以打开完整PDF。
  7. 点击 “确定”，PDF对象就成功插入了。

优缺点

  • 优点： 保持PDF文件原始、完整；不破坏WPS文档的原有排版；文件管理方便。
  • 缺点： 无法直接在WPS中看到PDF的全部内容；接收者需要安装PDF阅读器才能打开。

方法二：将PDF页面转换为图片插入 (直接展示内容)

如果你希望PDF的某一页或某几页内容能像图片一样直接显示在WPS文档中，供人直接阅读，那么这个方法是最佳选择。

适用场景

  • 需要在报告或PPT中直接展示PDF里的图表、某一页关键内容。
  • 引用PDF内容作为插图，方便图文混排。
  • 不需要读者能够复制PDF里的文字。

操作步骤

  1. 转换PDF为图片：
    • 使用WPS自带工具： 打开WPS程序，在首页找到“PDF转图片”功能，或直接用WPS打开PDF文件，在“工具”菜单中找到“PDF转图片”。选择需要转换的页面和图片格式（如PNG），然后导出。
    • 使用在线工具/截图： 你也可以使用在线PDF转换工具，或直接打开PDF，使用截图工具（如QQ截图 `Ctrl+Alt+A` 或Windows自带的 `Win+Shift+S`）截取需要的部分。
  2. 插入图片到WPS：
    • 回到你的WPS文档。
    • 点击菜单栏的 “插入” -> “图片”。
    • 选择刚刚转换或截取好的图片文件，点击“插入”。
  3. 调整图片： 插入后，你可以像调整普通图片一样，调整它的大小、位置和环绕方式。

优缺点

  • 优点： 内容可视化，所见即所得；方便排版；接收者无需任何额外软件即可查看。
  • 缺点： 内容变为图片，无法编辑或复制文字；如果PDF页面复杂或分辨率低，转换后的图片可能会模糊。

方法三：PDF转Word后复制内容 (需要编辑PDF文本)

如果你需要的不是PDF文件本身，而是它里面的文字和图片内容，并且希望能在WPS里进行二次编辑，那么“先转换，再复制”是唯一有效的方法。

适用场景

  • 需要大量引用PDF中的文本内容。
  • 需要对PDF的原文进行修改、删减或重新排版。
  • 希望将PDF内容完全融入到自己的WPS文档中。

操作步骤

  1. 使用WPS进行转换：
    • 打开WPS程序，在首页应用列表中找到 “PDF转Word” 功能。
    • 上传你的PDF文件，WPS会自动进行转换（部分高级转换可能需要会员）。
    • 转换完成后，会生成一个`.docx`格式的WPS文档。
  2. 复制粘贴内容： 打开转换后的WPS文档，你会发现里面的文本、图片基本都是可编辑的了。
  3. 选中你需要的内容，使用 `Ctrl+C` 复制。
  4. 切换到你的目标WPS文档，使用 `Ctrl+V` 粘贴。粘贴时可以选择“保留源格式”或“匹配当前格式”。

优缺点

  • 优点： 能够获取可编辑的文本和图片，灵活性极高。
  • 缺点： 对于复杂排版的PDF，转换后格式可能会出现错乱，需要手动调整；转换效果依赖于PDF的原始质量。

方法四：插入为超链接 (保持文档简洁)

这是一种极其轻量化的方法。它不会在文档中插入任何实体文件或图片，只是创建一个可以点击的文本或图片链接，指向本地或网络上的PDF文件。

适用场景

  • 文档需要保持极小的文件体积。
  • PDF文件存放在共享网络驱动器或网站上，方便团队协作查看。
  • 仅仅是提供一个参考链接，而不是文档的核心部分。

操作步骤

  1. 在WPS文档中，输入一段描述性文字，例如“点击查看详细技术规格书.pdf”。
  2. 选中这段文字。
  3. 右键点击，选择 “超链接”，或者使用快捷键 `Ctrl+K`。
  4. 在弹出的对话框中，点击 “现有文件或网页”。
  5. 在“地址”栏中，填入PDF文件的路径。可以是本地路径（如 `D:\Files\report.pdf`）或网络URL。
  6. 点击 “确定”。此时，你选中的文字会变成蓝色并带有下划线，按住`Ctrl`键并单击即可打开该PDF。

优缺点

  • 优点： 不增加WPS文档的文件大小；链接更新方便；适合引用网络资源。
  • 缺点： 如果本地PDF文件移动或删除，链接会失效；离线状态下无法访问网络链接。

四种方法对比总结

为了让你更直观地选择，这里提供一个清晰的对比表格：

方法 适用场景 优点 缺点
附件对象 作为附件、附录，保持文件完整性。 文件完整，不破坏排版。 无法直接预览内容，需外部程序打开。
转为图片 直接在文档中展示PDF页面内容。 直观，所见即所得，易于排版。 内容不可编辑，可能模糊。
转为Word 需要编辑和使用PDF里的文本。 内容可编辑，灵活性最高。 复杂格式可能错乱，需手动调整。
超链接 引用外部或网络PDF，保持文档轻量。 不增加文件体积，链接灵活。 文件移动或断网会导致链接失效。

常见问题 (FAQ)

Q1: 插入的PDF为什么显示不清晰/模糊？

A: 如果你使用的是“转为图片”的方法，模糊通常是因为转换时设置的分辨率（DPI）过低，或者原始PDF本身就是由低像素图片生成的。解决方法： 1. 尝试使用“附件对象”法（方法一），保证查看时是原始清晰度。 2. 如果必须转图片，在转换工具中选择更高的分辨率（如300 DPI）。

Q2: 我可以直接在WPS里编辑插入的PDF内容吗？

A: 不可以。通过“附件对象”（方法一）或“转为图片”（方法二）插入后，PDF在WPS中是不可编辑的。前者是一个独立文件，后者是一张图片。若要编辑，你必须使用“PDF转Word”的方法（方法三），先将内容转换成可编辑的格式。

Q3: 为什么我插入的对象只显示一个PDF图标？

A: 这是因为你在执行“插入对象”操作时，勾选了“显示为图标”的选项。这是正常现象，也是推荐的做法，因为它能保持文档排版的美观。双击该图标，系统就会调用默认的PDF阅读器打开这个文件，内容是完整的。

最新文章